事前説明会には出席すべきか？ | 指定管理コンサルティング

記事の概要

指定管理者を公募する際には、指定管理を実施する当該施設の現地見学会を兼ねて事前説明会が実施されることが通例です。この事前説明会には出席すべきなのでしょうか。
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事前説明会出席の要否を確認

事前説明会に出席すべきかどうかを論じる前提として、当該公募における募集要項を確認する必要があります。場合によっては、応募資格に「事前説明会へ出席すること」が定められていることがあります。

このような場合には、事前説明会に出席しないと応募資格がありません。したがって、この場合には事前説明会への出席は必要です。

では、事前説明会への出席が応募要件になっていない（任意である）場合には、出席しなくても良いのでしょうか。弊所の見解としては、任意であっても事前説明会へは出席すべきだと考えます。

理由は以下の通りです。

指定管理者の公募は情報戦です。事業計画書を起案する上で、競合他社の動向を知ることは重要なポイントです。事前説明会に出席している顔ぶれを見ることで、応募を検討している業者を探ることができます。

特に、施設の現地見学会を兼ねている場合には、見学時に他の参加者と言葉を交わすことも可能です。競合他社の属性や事業方針を知ることができる重要な機会です。

指定管理者の公募手続きでは、基本的な情報は募集要項に記載してあります。しかし、募集要項に記載していない点を、担当者が口頭で補足説明することがあります。指定管理に移行した趣旨や、事業計画の評価ポイントなどを口頭で得られる場合があります。

また、応募者が公共団体へ詳細な質問する場合には、質問書を送付し、回答も書面にて行われるのが一般的です。しかし、書面化するのが困難な繊細な点も、説明会であれば口頭で確認することが可能です。特に、施設の現地見学会を兼ねている場合には、現場を見ながら口頭で確認することができます。

ただし、このような口頭での説明や回答は、追って書面化されない限り非公式のものですので注意が必要です。

指定管理者公募手続きの募集要項には、事前説明会へは応募事業者の職員（関係者）以外は出席不可との記載があります。これは何を意図したものでしょうか。

このような記述は、指定管理者公募手続きだけでなく、医療法人設立手続きなど数多くの行政手続における事前説明会で見られます。これは、コンサルティング会社の関与を排除しようと設けられたものです。

言うまでもなく、行政手続たる指定管理者公募手続書面を代理作成できるのは行政書士だけです。中小企業診断士や無資格のコンサルタントによる代理が横行しているようですが、これらは違法です。

行政書士は行政手続における代理人として法律で認められた国家資格者です。したがって、募集要項に職員以外は出席不可との記載があっても、代理人として当然に出席が認められます。仮に、行政書士の出席を拒んだ場合には、当該公共団体の行為は違法な行政指導となります。